Začal bych tím, co to vlastně schůze, porada, meeting nebo briefing je. Někteří je definují takto: **nedobrovolná setkání nevhodných lidí, za účelem dohody o něčem, co není potřeba řešit**. Četl jsem, že člověk stráví za svou pracovní kariéru na poradách něco kolem 6000 hodin, slouží obvykle pro výměnu informací v rámci organizace (firmy či podniku). Všichni to určitě znáte, ráno přijdete do práce a kolega Vám povídá: _Dneska je porada, nezapomeň na to!_ Doslova vidím, jak Vás tahle informace potěšila. Faktem je, že **99 procent z nás porady nebo schůze nenávidí**. Dalším faktem je, že ono zbývající 1 procento většinou vede organizaci :-). S poradami se to má takto: ### Jsou příliš drahé - Představte si, že každý účastník stojí firmu 150 Kč za hodinu - hodinové setkání 10 lidí Vás bude stát 1500 Kč. Je dobré si uvědomit, že někteří výše postavení pracovníci samozřejmě berou více. Možná ten vyšší plat souvisí s tím, že musí na více porad :-). ### Jsou obvykle delší, než je potřeba - Troufnu si říct, že 80% času stráveného na poradě se řeší věci, které se Vás netýkají nebo Vám nejsou nijak přínosné. Zbývajících 20 procent, to je **12 minut z hodiny**, se řeší otázky, které skutečně stojí za to, aby se sešlo například oněch 10 lidí a společně je řešili. ### Setkávání se pro setkávání - Některé porady slouží pouze pro utužení sociálních vazeb v rámci organizace. Je důležité si uvědomit, že cílem porady není samotné setkání. Každá porada by měla mít _topic_ - tedy hlavní téma, které by se mnělo probírat. ### Jsou neupřímné - Na poradách je obvykle těžší říct svůj názor. Většina lidí mlčí, prostě si to odsedí a to podstatné probere na after party (viz níže). S neupřímností je spojena formálnost porady. Mnohem přínosnější je tzv. reverzní porada - manažer ( šéf) poslouchá, osatní mluví. Porada tak už není věcí manažera, ale odpovídají za ní všichni účastníci. ### After party po poradě - Odborně se to tuším nazývá _after meeting syndrom (AMS)_. To je doba, kterou účastníci porady stráví sdělováním si dojmů z porady. Samozřejmě často probírají také přínosy porady a to jak je to tam nebavilo. ### Porady vedou k dalším poradám - Obvykle po tom, co porada skončí, je naplánována nějaká další. Často má jedna schůze na svědomí celou řadu dalších setkání, porad a podobně. Někde se musí přeci probrat výsledky té první porady! ### Proč se radit? - Proč se vlastně pořádají? Těžko říct, ale tím pravým důvodem by mělo být to, že něco **nefunguje tak jak má a nikdo neví, co má dělat**! Něco je špatně a věci se musí napravit. Je potřeba rozhodnutí managementu. Na závěr ve zkratce několik zásad: - Aby bylo setkávání efektivní, musí být všichni účastníci připraveni - Vždy **mluví jen jeden** přesně stanovenou dobu (2 minuty maximálně) - Návrhy, které nejsou k tématu se zapíší - budou se **řešit později** - Nikdo nechodí pozdě, netelefonuje, neodchází během jednání - Věci se řeší **jedna po druhé** - ne najednou