Schůze, porady, meetingy a briefing

Začal bych tím, co to vlastně schůze, porada, meeting nebo briefing je. Někteří je definují takto: nedobrovolná setkání nevhodných lidí, za účelem dohody o něčem, co není potřeba řešit. Četl jsem, že člověk stráví za svou pracovní kariéru na poradách něco kolem 6000 hodin, slouží obvykle pro výměnu informací v rámci organizace (firmy či podniku).

Všichni to určitě znáte, ráno přijdete do práce a kolega Vám povídá: Dneska je porada, nezapomeň na to! Doslova vidím, jak Vás tahle informace potěšila.

Faktem je, že 99 procent z nás porady nebo schůze nenávidí. Dalším faktem je, že ono zbývající 1 procento většinou vede organizaci :-). S poradami se to má takto:

Jsou příliš drahé

• Představte si, že každý účastník stojí firmu 150 Kč za hodinu - hodinové setkání 10 lidí Vás bude stát 1500 Kč. Je dobré si uvědomit, že někteří výše postavení pracovníci samozřejmě berou více. Možná ten vyšší plat souvisí s tím, že musí na více porad :-).

Jsou obvykle delší, než je potřeba

• Troufnu si říct, že 80 % času stráveného na poradě se řeší věci, které se Vás netýkají nebo Vám nejsou nijak přínosné. Zbývajících 20 procent, to je 12 minut z hodiny, se řeší otázky, které skutečně stojí za to, aby se sešlo například oněch 10 lidí a společně je řešili.

Setkávání se pro setkávání

• Některé porady slouží pouze pro utužení sociálních vazeb v rámci organizace. Je důležité si uvědomit, že cílem porady není samotné setkání. Každá porada by měla mít topic - tedy hlavní téma, které by se mnělo probírat.

Jsou neupřímné

• Na poradách je obvykle těžší říct svůj názor. Většina lidí mlčí, prostě si to odsedí a to podstatné probere na after party (viz níže). S neupřímností je spojena formálnost porady. Mnohem přínosnější je tzv. reverzní porada - manažer (šéf) poslouchá, osatní mluví. Porada tak už není věcí manažera, ale odpovídají za ní všichni účastníci.

After party po poradě

• Odborně se to tuším nazývá after meeting syndrom (AMS). To je doba, kterou účastníci porady stráví sdělováním si dojmů z porady. Samozřejmě často probírají také přínosy porady a to jak je to tam nebavilo.

Porady vedou k dalším poradám

• Obvykle po tom, co porada skončí, je naplánována nějaká další. Často má jedna schůze na svědomí celou řadu dalších setkání, porad a podobně. Někde se musí přeci probrat výsledky té první porady!

Proč se radit?

• Proč se vlastně pořádají? Těžko říct, ale tím pravým důvodem by mělo být to, že něco nefunguje tak jak má a nikdo neví, co má dělat! Něco je špatně a věci se musí napravit. Je potřeba rozhodnutí managementu.

Na závěr ve zkratce několik zásad:

• Aby bylo setkávání efektivní, musí být všichni účastníci připraveni
• Vždy mluví jen jeden přesně stanovenou dobu (2 minuty maximálně)
• Návrhy, které nejsou k tématu se zapíší - budou se řešit později
• Nikdo nechodí pozdě, netelefonuje, neodchází během jednání
• Věci se řeší jedna po druhé - ne najednou